5 conseils pour bien s’organiser et réussir lorsqu’on est freelance

Au travail, l’organisation et la réussite dépendent de beaucoup de choses, surtout lorsqu’on est freelance. En effet, il vous faut gérer et maitriser plusieurs facteurs si vous souhaitez être efficace et créer plus facilement de la valeur !

Il y a une différence cruciale entre un salarié et un freelance, c’est la capacité à être autonome, savoir s’auto-gérer et à manager sa propre petite entreprise. Et souvent, la clé pour réussir dans cette voie réside dans l’organisation, la priorisation des tâches et la création d’un environnement de travail adéquat. Et ce dernier point est important car on a souvent tendance, lorsqu’on est freelance, à ne pas assez délimiter vie professionnelle et vie personnelle. Car malheureusement, il est rarement évidemment de bien savoir concilier vie de famille, prospection, stress des nouveaux projets, etc.

Nous allons donc voir dans cet article 5 conseils pour bien s’organiser lorsqu’on est freelance. Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive et doit s’adapter à vos propres besoins/envies. Car le but d’évoluer en tant que freelance, c’est d’être libre et d’être capable d’organiser son travail comme on le souhaite. Mais cela reste un travail et il est essentiel de s’auto-fixer des règles pour ne pas faire n’importe quoi et procrastiner quotidiennement.

1. Savoir prioriser et organiser ses tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles

L’organisation et la priorisation sont le nerf de la guerre lorsqu’on est freelance. En effet, vous serez d’accord avec moi si je vous dis que toutes vos tâches n’ont pas la même importance et  le même niveau d’urgence. Il est donc crucial de savoir prioriser et de « voir venir » les projets qui vont vous demander de l’énergie. Pour cela, il existe plusieurs petites astuces que j’ai moi même mis en place pour mieux gérer mon agenda :

• Faire tout de suite une tâche qui demande moins de 2 minutes. En fait, j’ai remarqué que lorsqu’on a la tête dans le guidon toute la journée, on remet à plus tard les petites tâches qui nous demandent moins de 2 minutes. Et au final, on oublie de les traiter à la fin de la journée. Personnellement, je reçois pas mal de mails qui ne me prennent que 2 minutes à gérer. Et avant de mettre en place cette pratique, je remettais à plus tard ma réponse, pour au final oublier les petits mails et me faire relancer par mes interlocuteurs (ce qui n’est pas très pro, vous en conviendrez). J’ai donc décidé de traiter les tâches qui me prennent moins de 2 minutes en direct, permettant ainsi de ne pas oublier les petits mails et autres petites tâches.
• Créer un calendrier de missions avec les échéances à venir. Cela permet d’avoir une vision globale sur les projets à venir et de ne pas se faire surprendre par une deadline d’un client. Faire un calendrier qui croise toutes vos missions permet aussi de mieux comprendre vos disponibilités et d’être plus réactif avec vos clients. Pour cela, il existe plusieurs outils que vous pouvez trouver facilement sur le web, comme Trello. Personnellement, j’utilise surtout Google Sheet qui me permet de créer le tableau que je veux et de rajouter des colonnes/lignes dès que j’en ai besoin.
• Avoir et maintenir une to-do-list quotidienne, à mettre à jour tous les soirs pour le lendemain. Cela permet d’avoir un carnet de bord au jour le jour des tâches à effectuer chaque lendemain. Le mettre à jour tous les soirs permet de le faire à tête reposée et de limiter le stress en posant sur papier les objectifs à accomplir.

2. Se créer et définir son espace de travail dédié

C’est une règle ultra importante lorsqu’on travail à son compte : savoir délimiter physiquement sa vie personnelle et sa vie professionnelle. En effet, ce n’est pas parce que vous êtes libre de travailler où vous le souhaitez qu’il faut faire n’importe quoi. Car cela risque de vite impacter votre productivité et, inévitablement, votre moral. Il est donc crucial de bien délimiter votre espace de détente/vie et votre espace de productivité et de concentration.

Personnellement, j’ai décidé de créer et définir mon espace de travail dans un co-working Spaces. Ce sont des espaces en France et partout dans le monde qui sont bien adaptés à la vie d’indépendant ! En effet, les co-workings comme ceux de Spaces ont de nombreux avantages pour les freelances et travailleurs indépendants. Ils permettent de répondre à différentes problématiques :

• Bien délimiter sa vie personnelle et sa vie professionnelle
• S’entourer de personnes qui dégagent la même énergie que vous
• Networker et rencontrer des personnes avec qui vous pourrez créer des synergies
• Évoluer dans un environnement sain (lumineux, confortable, propre, service restauration, etc)
• Être plus productif
• Pouvoir recevoir vos clients/prospects dans des locaux professionnels

3. Savoir être rigoureux et maintenir un cercle vertueux

Créer un niveau élevé et régulier de rigueur et de motivation jour après jour, c’est la clef de la réussite lorsqu’on est indépendant. Et il est souvent difficile de le maintenir au fil du temps, une fois l’excitation du début passée. D’ailleurs, il y a une phrase typique que j’ai entendu pas mal de fois et que vous avez déjà certainement entendue si vous êtes indépendant :

« Je ne sais pas comment tu fais, je serais incapable de travailler sans cadre. À ta place je resterais à glander toute la journée chez moi ! »

Pourtant, ces mêmes personnes sont bien capables de se lever tous les jours pour aller au travail de 9h à 19h, de faire des meetings etc. En fait, ce qu’elles veulent dire à travers cette phrase, c’est que sans cadre, il est difficile de « s’auto-motiver ».

Dans un emploi classique, c’est votre employeur qui va créer ce cadre pour vous, en vous fixant des horaires et un lieu de travail. Quand on est freelance, c’est à vous de fixer vos propres règles pour créer et maintenir votre rigueur. C’est à vous de créer votre rituel et votre cadre. Car sans rigueur, vous risquez très vite de générer des émotions négatives, comme du stress, un manque de confiance en soi voir même de la dépression.

Pour cela voici les règles que vous pouvez vous fixer au début et que vous pouvez rajouter au fur et à mesure. Elles peuvent paraître anodines mais c’est très important de les respecter pour ne pas tomber dans un état végétatif et de procrastination :

• Mettre un réveil fixe à 8h30-9h
• Se doucher, s’habiller et prendre un petit-déjeuner AVANT d’allumer son ordinateur
• Se rendre dans son espace de travail dédié
• Prendre une heure avant de regarder ses mails pour faire de la veille, mettre à jour sa to-do-list, son calendrier, etc.
• Ne pas répondre aux mails professionnels après 19h-20h
• Couper son ordinateur à partir de 21h
• Faire du sport quotidiennement
• Et toutes les autres habitudes que vous jugez bon de mettre en place (temps lecture, cuisine, etc.)

Créer un rituel quotidien vous permettra de maintenir un niveau élevé de rigueur et de motivation. Cela vous évitera de procrastiner et de tomber dans le piège trop facile du « je suis indépendant donc je peux travailler en pyjama depuis ma chambre ».

4. Être capable de dire non et savoir se protéger

Travailler à son compte peut être un véritable bonheur comme un véritable enfer. En effet, il y a une dimension administrative qu’il faut connaître et respecter pour ne pas se faire avoir. Car si un employé est assuré d’avoir son salaire à la fin de chaque mois (sauf cas de force majeur évidemment), un freelance doit gérer par lui-même ses rentrées d’argent.

Il ne faut donc pas hésiter à se protéger avec ses clients et porteurs d’affaires, notamment en annonçant des pénalités en cas de retard de paiement, de demander un acompte avant le début de sa mission, etc. Être ferme sur les modalités ne peut être que bénéfique pour vous et permettra de mettre de côté les personnes moins sérieuses, vous évitant ainsi de nombreux soucis. D’expérience, il vaut mieux éviter de travailler avec les personnes qui vont vous apporter des problèmes, même si il y a une rentrée d’argent potentielle. Car les gérer va vous demander beaucoup d’énergie et de stress inutile qui va se répercuter inévitablement sur vos autres projets et votre vie en général.

5. Soigner son image et bien définir sa stratégie entrepreneuriale

Lorsqu’on commence à travailler en freelance, il y a quelque chose d’important que nous n’apprenons pas à l’école ni dans un travail classique : savoir gérer son image et son personnal branding. En fait, c’est ce qui va permettre de convaincre un client de travailler avec vous. Pour cela, vous pouvez vous poser plusieurs questions :

• Quel est mon parcours et comment définir, en une phrase, mon activité ?
• Comment est-ce que je trouve le plus facilement mes clients (Bouche à oreille ? Prospection ? etc.)
• Quels sont les moyens que je peux mettre en place pour devenir plus visible auprès de potentiels futurs clients ? (Créer une audience sur internet type blog, chaîne youtube, etc.)
• Quels sont les projets personnels qui peuvent me permettre de mieux me faire connaitre et de développer mon image ? (projet artistique par exemple)

Si vous répondez à ces questions en essayant d’y apporter des solutions, vous ferez déjà un pas en avant vers la création d’une image qui vous correspond auprès de vos clients. Vous pouvez également vous créer une audience sur internet, comme un blog, sur lequel vous donnez un aperçu de votre expertise. Par exemple, si vous êtes un concepteur-rédacteur en freelance, pourquoi par créer un site sur lequel vous partagerez des textes que vous aurez écrit, etc. Il existe une infinité de possibilités pour mettre en avant son travail et se faire connaître. À vous de trouver celle qui vous correspond et qui déterminera votre expertise et ce pourquoi vos clients viendront toquer à votre porte.

Conclusion

Vous l’aurez compris à travers ces 5 points, la vie de freelance n’est pas de tout repos. Gardez en tête qu’être indépendant est surtout un très bon moyen de faire progresser rapidement ses capacités d’organisation et de devenir plus mature, notamment en gestion de projet, etc. Il est aussi très important de bien délimiter sa vie professionnelle et personnelle, et de nombreuses solutions existes aujourd’hui comme les espaces de co-workings pour vous aider dans cette tâche !

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